- info@tabularium.eu
- +386 31 313 312
- Rettro d.o.o., Dunajska cesta 159, 1000 Ljubljana
Rešitev za dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki, ki olajša zajem gradiva, poenostavi iskanje ter zmanjša stroške in uvede enostavno kontrolo nad dokumentacijo.
Spoznajte, kako preprosto vas rešitev Tabularium vodi skozi standardne postopke upravljanja z dokumenti v vašem podjetju.
Tabularium ponuja več možnosti za zajem gradiva: preko mobilne aplikacije, preko namizne aplikacije, preko t.i. REST API vmesnika ali preko lastnega uporabniškega vmesnika.
Ob zajemu sistem samodejno prepozna osnovne metapodatke, kot so ime dokumenta, avtorja, mimetype in podobno. Nabor metapodatkov je možno razširiti, pri prepoznavi tipa gradiva pa je možno uporabiti tehnologijo OCR (angl. optical character recognition oziroma optično prepoznavanje znakov).
V sistemu je mogoče hraniti gradiva, ki so že ob nastanku elektronska, ali gradiva v fizični obliki, ki so kasneje digitalizirana.
Ob zajemu gradiva sistem pošlje elektronsko obvestilo s podatki o lokaciji hrambe gradiva odgovorni osebi ali skupini oseb, ki je odgovorna za obravnavo določenega tipa gradiva, ter umesti gradivo na tako imenovano “to do” listo. S klikom na povezavo se uporabniku odpre prijavno okno oziroma - če je že prijavljen v sistem - stran s predogledom gradiva, statusom (glede na poslovni proces) in pripadajočimi metapodatki ter akcijami. Ob izbiri ustrezne akcije se gradivo samodejno uvrsti v arhivski klasifikacijski razred, lahko pa ga uporabnik umesti tudi ročno.
Mogoč je tudi zajem že arhiviranih dokumentov. Le ti se umestijo v arhivski klasifikacijski razred in če je potrebno, jih sistem pretvori v format za dolgoročno hrambo, Ob tem prične dokumentu teči rok hrambe.
Sistem vlog v Tabulariumu je nastavljiv. Tako ima lahko vsak uporabnik dodeljeno vlogo, ki jo potrebuje, s tem pa tudi pravice, ki jih prav tako potrebuje za nemoteno delo. Hkrati pa ne more dostopati do gradiv oziroma datotek, ki jih za svoje delo ne potrebuje.
Pooblaščeni uporabniki preglejujejo gradiva s pretečenim rokom hrambe, jih označujejo za izločanje (izbris) ali za izročanje (na primer Arhivu Republike Slovenije).
Avtentičnost in celovitost hranjenega gradiva sistem zagotavlja z digitalnim potrjevanjem in časovnim žigosanjem gradiva ob zajemu, varnost pred vpogledi neavtoriziranih uporabnikov pa s kriptiranjem gradiva.
Sistem beleži vsa uporabnikova dejanja v revizijski sledi, ki je pooblaščenim uporabnikom dostopna preko grafičnega vmesnika, možno pa jo je tudi izvoziti. Ta uporabnikova dejanja so na primer prijava v sistem, zajem gradiva, vpogled v gradivo, spreminjanje metapodatkov, status gradiva, priprava izpisov in podobno.
Sistem je stabilen, zanesljiv, prilagodljiv potrebam naročnika in cenovno dostopen tudi manjšim podjetjem, društvom, zavodom in tudi posameznikom, ki bi radi imeli svojo dokumentacijo urejeno in varno shranjeno ter dosegljivo vedno in povsod.
april, 2021
Sistem je stabilen, zanesljiv, prilagodljiv potrebam naročnika in cenovno dostopen tudi manjšim podjetjem, društvom, zavodom in tudi posameznikom, ki bi radi imeli svojo dokumentacijo urejeno in varno shranjeno ter dosegljivo vedno in povsod.
Tu pa se zgodba Tabulariuma še ne zaključi, saj je možno rešitev najeti ali postaviti na lasten strežnik. Podjetje Rettro d.o.o. ob tem zagotavlja prilagoditev zahtevam naročnika ter podporo izkušenih strokovnjakov.
Tabularium je rešitev v oblaku za upravljanje z gradivi, ki je skladna z veljavnim Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki. Poleg zajema, shranjevanja in upravljanja gradiv lahko nudi tudi podporo celotnemu poslovnemu procesu (npr. postopku odobritve računa).Za dostop do Tabulariuma v oblaku uporabnik potrebuje le dostop do interneta. Na željo naročnika se postavitev rešitve lahko izvede tudi lokalno v okolju naročnika.
Dostop do Tabulariuma je zelo varen, gradivo je na datotečnem sistemu kriptirano in tako onemogoča vpoglede nepooblaščenim uporabnikom. Uporabljamo standardne najnovejše varnostne funkcije. Šifriranje TLS 1.2 in novejši zagotavljajo, da se vaši podatki zajamejo brez možnosti nepooblaščenega pristopa. Strežniki so zaščiteni s strogimi omejitvami pristopa in požarnimi zidovi. Poleg tega izvajamo redne varnostne preglede in posodobitve.
Tabularium lahko shranjuje različne vrste gradiva: to so besedilni in mešani dokumenti, filmsko in avdiovizualno gradivo, spletne strani in elektronska pošta.
Prednost Tabularium rešitve v oblaku je, da uporabniku ni potrebno vlagati v dodatno strojno ali programsko opremo. Na voljo so različni paketi, za katere se plačuje mesečni najem. Razlikujejo se glede na število in velikost gradiv ter števila uporabnikov. Na voljo so tudi storitve integracije vaših sistemov z rešitvijo Tabularium, prilagoditev arhivskega klasifikacijskega načrta gradiva, možnost digitalizacije papirnega arhiva in podpora poslovnemu procesu po meri naročnika.
Tabularium podpira različne možnosti za organiziranje in iskanje gradiva. Poleg tradicionalne strukture map in možnosti za označevanje gradiva obstaja tudi možnost iskanja po vsebini. Z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR), optično prebranimi papirnimi dokumenti, datotekami PDF in digitalnimi slikami je mogoče učinkovito iskati tudi po besedilu z velikimi količinami podatkov.
Tabularium podpira različne možnosti za organiziranje in iskanje gradiva. Poleg tradicionalne strukture map in možnosti za označevanje gradiva obstaja tudi možnost iskanja po vsebini. Z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR), optično prebranimi papirnimi dokumenti, datotekami PDF in digitalnimi slikami je mogoče učinkovito iskati tudi po besedilu z velikimi količinami podatkov.
Da, Tabularium je učinkovita rešitev, ki omogoča dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki, olajša zajem gradiva, poenostavi iskanje, zmanjša stroške in uvede enostavno kontrolo nad dokumentacijo. Primeren je za mikro, majhna, pa tudi srednja in velika podjetja, lahko ga uporablja le en oddelek v podjetju ali celotno podjetje, lahko ga uporabljajo podjetja skupaj s svojimi dobavitelji in strankami, primeren je tudi za društva, zavode ter nenazadnje za posameznike, ki želijo varno hraniti svoje gradivo v digitalni obliki.
Seveda. Pošljite povpraševanje in poklicali vas bomo v najkrajšem možnem času.
